KI im Facility Management: Was sie im Betrieb darf und was nicht

Wofür taugt KI im Betriebsalltag?

KI im Facility Management ist meistens ein Sprachmodell, das Texte und Zahlen liest und daraus einen Vorschlag formuliert. Das hilft dort, wo viel gelesen und sortiert werden muss:

• Zusammenfassen: lange Verläufe einer Störung mit Rückmeldungen von Lieferanten auf wenige Sätze bringen.
• Lesen: Typenschilder, Rapporte und Listen auslesen, damit du nicht abtippst.
• Ordnen: die Spalten einer Excel-Liste den richtigen Feldern zuordnen.
• Hinweisen: zeigen, was liegen bleibt, was seit Tagen ohne Rückmeldung ist, was auffällt.

Gemeinsam ist diesen Aufgaben: Ein Fehler fällt auf, bevor er etwas kostet, weil ein Mensch das Ergebnis ansieht.

Wo hat KI nichts zu suchen?

Alle Punkte dieses Abschnitts sind Einordnungen, keine Vorgaben.

• Entscheide mit Geld oder Sicherheit: Ersatz eines Geräts, Freigabe einer Rechnung, Massnahmen bei einer Gefahr. Die KI kann die Zahlen aufbereiten, die Entscheidung triffst du. Wie du rechnest, zeigt der Ratgeber Gerät reparieren oder ersetzen.
• Gesetzliche Fristen ohne Quelle: Ein Sprachmodell kann sich bei Kontrollperioden, Kältemittelpflichten oder Brandschutz irren und klingt dabei sicher. Massgebend ist die Vorschrift, nicht die Antwort einer KI. Beispiele mit Fundstellen findest du im Ratgeber Sicherheitsnachweis Elektro und im Ratgeber Kältemittel ab 2027.
• Prognosen ohne Datenbasis: Eine Aussage, wann ein Gerät ausfällt, braucht eine Störungshistorie. Die Ausfallprognose myFM XRay rechnet deshalb mit festen Formeln aus deiner eigenen Historie und nicht mit KI.
• Handlungen, die du nicht siehst: Was eine Software in deinem Namen an Lieferanten, Mitarbeitende oder Kunden sendet, sollst du vorher sehen.

Assistent oder Agent: Was ist der Unterschied?

Beide Wörter werden unterschiedlich gebraucht. Hier steht, wie sie in diesem Ratgeber gemeint sind (Einordnung, keine Norm):

Für einen Betrieb mit Lieferanten, Kosten und Pflichten ist «schlägt vor, du bestätigst» meistens der sicherere Weg. Je mehr ein Werkzeug selbst darf, desto wichtiger ist die Frage, was es darf und wo es aufhört.

Was sagt das Schweizer Recht zu KI?

Die folgende Auswahl nennt, was sich an den Quellen belegen lässt. Sie ist keine vollständige Darstellung.

Der EDÖB nennt zusätzlich das Recht, automatisierte Einzelentscheidungen von einem Menschen überprüfen zu lassen. Wo ein Mensch jeden Vorschlag der KI ansieht und selbst bestätigt, geht es nach meiner Lesart nicht um eine ausschliesslich automatisierte Entscheidung. Das gilt nur, wenn die Prüfung echt ist und nicht bloss durchgeklickt wird. Eine amtliche Aussage speziell zu Vorschlägen von Assistenten in Facility-Management-Software habe ich nicht gefunden.

Ein eigenes KI-Gesetz gibt es nicht. Das Bundesamt für Justiz schreibt, in der Schweiz gebe es aktuell keine spezifische Gesetzgebung zur KI, und der Bundesrat habe das EJPD beauftragt, bis Ende 2026 eine Vernehmlassungsvorlage zu erarbeiten. Auf der Seite des Bundesamts für Justiz war am 27. Oktober 2026 keine eröffnete Vernehmlassung genannt.

Was heisst das für dich als Betrieb?

Das ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung. Du bleibst für die Daten deines Betriebs verantwortlich, auch wenn eine Software sie bearbeitet. Praktisch heisst das:

• Lass dir zeigen, ob der KI-Dienst im Auftragsbearbeitungsvertrag als Unterauftragsbearbeiter genannt ist und wo er die Daten bearbeitet.
• Frag, welche Angaben genau an die KI gehen. Je weniger Personendaten, desto kleiner das Thema.
• Schreib in frei formulierte Felder, etwa in Rapporte, nur Namen hinein, die dort nötig sind. Texte, die an eine KI gehen, können Namen enthalten.
• Prüfe, ob du die KI für deine Firma ausschalten kannst, falls Mitarbeitende, Kunden oder Lieferanten das nicht wollen.
• Behandle jeden Vorschlag der KI als Entwurf. Bestätigen heisst: Du hast ihn gelesen.

Acht Fragen an deinen Software-Anbieter

Diese Liste ist neutral und nicht auf ein Produkt zugeschnitten. Nimm sie in deine Auswahl mit, zum Beispiel zusammen mit der Checkliste im Ratgeber Wartungssoftware auswählen.

Wie macht es myFM?

So beantwortet myFM die acht Fragen heute (Stand 27. Oktober 2026), ohne Beschönigung:

1. Daten: Je Bereich gehen nur die Angaben an die KI, die der Bereich braucht. E-Mail-Adressen und Telefonnummern entfernt myFM aus Störungsbeschreibungen und Rückmeldungen, Lieferanten stehen als Kürzel wie L1 drin, ein Foto vom Typenschild wird nicht gespeichert. In frei geschriebenen Texten können Namen vorkommen.
2. Verarbeitung: Die Anfragen gehen über das KI-Gateway von Lovable an das Sprachmodell Gemini von Google. Wer beteiligt ist und wo bearbeitet wird, steht in Anhang 1 des Auftragsbearbeitungsvertrags.
3. Training: Dazu machen wir heute keine Zusage. Was die beteiligten Anbieter mit den Anfragen tun, regeln ihre Bedingungen.
4. Vertrag: Google (Gemini) über Lovable AI steht in Anhang 1 des Auftragsbearbeitungsvertrags.
5. Aktionen: Der Assistent schlägt vor, ausgeführt wird erst nach deiner Bestätigung, und nur aus einer festen Liste von neun Aktionen, acht davon lösen etwas aus.
6. Rechte: Ausgeführt wird mit den Rechten der Person, die bestätigt.
7. Grenzen: Jeder Tarif enthält KI-Punkte pro Monat und Firma, Pro 1’000, Business 3’000, Max 8’000. Eine Abfrage kostet je nach Funktion 3 bis 15 Punkte.
8. Ausschalten: Administratoren schalten die KI für die ganze Firma in den Einstellungen aus.

Mehr dazu auf der Seite KI-Assistent in myFM.

Was konnte ich nicht belegen?

• Gerichtsentscheide oder amtliche Aussagen dazu, wie der EDÖB den Einsatz von KI-Vorschlägen in Facility-Management-Software im Einzelfall beurteilt, habe ich nicht gefunden.
• Wie sich einzelne KI-Anbieter vertraglich zum Training mit Kundendaten verhalten, habe ich nicht verglichen. Das hängt von den Bedingungen und vom gewählten Produkt ab und ändert sich.
• Ob und wann die Schweiz ein KI-Gesetz erlässt, ist offen. Ich habe nur den Stand der Vorbereitung belegt, wie ihn das Bundesamt für Justiz am 27. Oktober 2026 zeigte.

Diese Übersicht ist eine Auswahl ohne Gewähr. Massgebend sind die Erlasse in der geltenden Fassung (DSG, SR 235.1, und DSV, SR 235.11). Im Zweifel erteilen der EDÖB oder eine Rechtsberatung Auskunft.