Wartungssoftware auswählen: Checkliste mit 12 Fragen für Betriebe mit mehreren Standorten

Worauf kommt es bei der Auswahl einer Wartungssoftware an?

Es kommt auf vier Dinge an: Funktioniert der Alltag ohne Reibung, kommst du an deine Daten wieder heran, ist die Datenbearbeitung vertraglich sauber geregelt, und passt der Vertrag zu deinem Betrieb. Die Funktionsliste der Anbieter hilft dabei wenig, weil fast alle Werkzeuge Geräte, Wartungsintervalle und Störungen abbilden. Den Unterschied machen Details im Ablauf und im Vertrag.

Ob ein Werkzeug überhaupt der richtige Typ ist, klärt der Artikel CAFM, CMMS und Wartungssoftware im Vergleich. Ob sich der Wechsel von Excel lohnt, steht in Wartungssoftware statt Excel, dort auch die gängigen Preismodelle. Dieser Artikel setzt voraus, dass du dich für eine Software entschieden hast und nun zwei bis drei Anbieter vergleichst.

Praxisvorschlag, keine Vorgabe: Leg vor dem ersten Gespräch drei bis fünf Muss-Kriterien fest. Ein Nein bei einem Muss-Kriterium scheidet den Anbieter aus, alle anderen Fragen bewertest du mit Punkten. So entscheidet nicht der beste Verkaufsauftritt.

Die zwölf Fragen im Überblick

Die Tabelle nennt pro Frage, warum sie zählt, wie du sie prüfst und worauf sie beruht. «Praxisvorschlag» heisst: Das ist meine Empfehlung aus der Arbeit mit mehreren Standorten, keine gesetzliche Vorgabe.

Die Fragen 1 bis 6 betreffen den Alltag, 7 bis 10 deine Daten, 11 und 12 den Vertrag. Wenn du nur wenig Zeit hast, prüf zuerst 1, 2, 6, 7 und 8.

Was verlangt das Datenschutzgesetz, wenn ein Anbieter deine Daten bearbeitet?

Sobald in der Software Namen, E-Mail-Adressen oder Fotos von Mitarbeitenden und Kontaktpersonen stehen, bearbeitet der Anbieter in deinem Auftrag Personendaten. Das Datenschutzgesetz (DSG, Stand 7. Juli 2025) erlaubt diese Übertragung unter Bedingungen. Du bleibst dabei der Verantwortliche, der Anbieter ist der Auftragsbearbeiter.

Dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) meldest du selbst nur Verletzungen, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen Person führen, und zwar so rasch als möglich (Art. 24 Abs. 1 DSG). Betroffene Personen informierst du, wenn es zu ihrem Schutz erforderlich ist oder der EDÖB es verlangt (Art. 24 Abs. 4 DSG). Dafür musst du vom Anbieter überhaupt erfahren, dass etwas passiert ist. Darum zählt der Meldeweg im Vertrag.

Der Schweizerische Gewerbeverband (SGV) bietet ein Muster eines Auftragsbearbeitungsvertrags an. Es regelt unter anderem Zweck und Umfang der Bearbeitung, Weisungen, Unterauftragsbearbeiter, technische und organisatorische Massnahmen, die Meldung von Verletzungen und die Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende. Zu Bearbeitungsort und Auslandübermittlungen enthält das Muster keine Regelung. Das musst du separat klären, siehe nächster Abschnitt. Das Dokument selbst trägt kein Datum.

Ob dein Anbieter zusätzlich eigene Bedingungen hat, die dem Vertrag vorgehen, steht in dessen Unterlagen. Lies beides, bevor du Daten erfasst.

Wo liegen die Daten, und ist Irland ein Problem?

Personendaten dürfen ins Ausland bekanntgegeben werden, wenn der Bundesrat festgestellt hat, dass die Gesetzgebung des Staates einen angemessenen Schutz gewährleistet (Art. 16 Abs. 1 DSG). Die Staaten, für die das gilt, stehen in Anhang 1 der Datenschutzverordnung (DSV, Stand 1. Dezember 2025). Irland ist dort aufgeführt.

Für einen Staat, der nicht in Anhang 1 steht, braucht es in der Regel zusätzliche Garantien, etwa Standarddatenschutzklauseln, die der EDÖB vorgängig genehmigt, ausgestellt oder anerkannt hat (Art. 16 Abs. 2 DSG). Daneben kennt Art. 17 DSG eng begrenzte Ausnahmen, etwa die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person. Ein Thema für den Vertrag ist es in jedem Fall.

Zwei Dinge gehören trotzdem auf deine Liste:

• Alle Standorte erfragen. Neben dem Rechenzentrum der Datenbank können weitere Dienste beteiligt sein, etwa für E-Mail-Versand, Fehlerüberwachung oder Support. Lass dir die Unterauftragsbearbeiter mit Land nennen.
• Sitz und Datenstandort trennen. Ein Anbieter mit Sitz in der Schweiz muss seine Daten nicht in der Schweiz speichern. Das Gesetz lässt das zu, wenn der Staat in Anhang 1 steht, aber es ist etwas anderes als ein Rechenzentrum in der Schweiz. Frag direkt, wo die Datenbank liegt.

Das Datenschutzgesetz verlangt für sich genommen keinen Standort in der Schweiz, solange die Bedingungen von Art. 16 erfüllt sind. Eine Grenze setzt Art. 9 Abs. 1 Bst. b DSG: Die Übertragung an einen Auftragsbearbeiter ist nur zulässig, wenn keine gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflicht sie verbietet. Prüf deine Verträge mit Kunden und Vermietern auf solche Pflichten.

Was gilt für Belege und Rapporte, die in der Software liegen?

Rechnungen, die du für Reparaturen und Service bezahlst, sind Teil deiner Buchhaltung und unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Die Wartungssoftware ersetzt deine Buchhaltung nicht, aber sie ist oft der Ort, an dem Rapporte und Rechnungen zum Gerät liegen. Dann stellt sich die Frage, ob die Software als Aufbewahrungsort taugt.

Das Obligationenrecht (OR, Stand 1. Oktober 2026) regelt:

• Frist: Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Für die Mehrwertsteuer können längere Fristen gelten: Unterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch bei unbeweglichen Gegenständen sind 20 Jahre aufzubewahren (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Das betrifft vor allem Betriebe mit eigenen Liegenschaften.
• Begriff Buchungsbeleg: Das sind alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können (Art. 957a Abs. 3 OR).
• Elektronische Aufbewahrung: Sie ist zulässig, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Unterlagen jederzeit lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR).

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, Stand 1. Januar 2013) konkretisiert das. Zulässig sind unveränderbare Informationsträger, etwa Papier. Veränderbare Träger sind nur zulässig, wenn technische Verfahren die Integrität der Daten gewährleisten, der Zeitpunkt der Speicherung unverfälschbar nachweisbar ist, die Abläufe festgelegt und dokumentiert sind und Hilfsinformationen wie Protokolle und Logfiles aufbewahrt werden (Art. 9 Abs. 1 Buchstabe b GeBüV). Ein Träger gilt als veränderbar, wenn Änderungen oder Löschungen auf ihm nicht nachweisbar sind (Art. 9 Abs. 2 GeBüV). Dazu kommen die regelmässige Prüfung auf Integrität und Lesbarkeit (Art. 10 Abs. 1 GeBüV) und die Verfügbarkeit bis zum Ende der Frist (Art. 6 GeBüV).

Das KMU-Portal des Bundes (ohne Datum auf der Seite) schreibt dazu, die Speicherung in der Cloud erfülle die Bedingung der Unveränderbarkeit nicht und unterliege deshalb den strengeren Anforderungen für veränderbare Datenträger. Die Einstufung eines konkreten Produkts nehme ich damit nicht vor. Sie hängt davon ab, ob Änderungen und Löschungen in der Software nachvollziehbar protokolliert sind.

Zwei Punkte konnte ich nicht an einer amtlichen Quelle klären:

• Wartungsrapporte: Ob ein Rapport ein Buchungsbeleg ist, folgt aus der Definition in Art. 957a Abs. 3 OR: Er ist es, wenn er nötig ist, um einen gebuchten Geschäftsvorfall nachzuvollziehen. Eine amtliche Aussage speziell zu Wartungsrapporten habe ich nicht gefunden. Frag deine Treuhänderin oder deinen Treuhänder.
• Geschäftskorrespondenz: Auch hier gilt die Definition des Buchungsbelegs. Eine eigene Frist für E-Mails nennt keine der geöffneten Quellen.

Praxisvorschlag, keine Vorgabe: Das Original der Rechnung bleibt dort, wo deine Buchhaltung es aufbewahrt. In der Wartungssoftware liegt höchstens eine Kopie als Arbeitsablage zum Gerät. Frag den Anbieter, ob Änderungen und Löschungen von Dokumenten protokolliert werden, und lass die Aufbewahrungsfrage von deiner Treuhandstelle bestätigen.

Kannst du deine Daten wieder mitnehmen?

Das hängt vom Funktionsumfang und vom Vertrag ab, nicht vom Datenschutzgesetz. Art. 28 DSG gibt einer Person das Recht, ihre Personendaten, die sie dem Verantwortlichen bekanntgegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format herauszuverlangen, und zwar kostenlos (Art. 28 Abs. 1 und 3 DSG). Das ist ein Recht der betroffenen Person gegenüber dem Verantwortlichen. Das DSG gilt für die Bearbeitung von Personendaten natürlicher Personen (Art. 2 Abs. 1 DSG). Geräteliste, Wartungshistorie und Dokumente deines Betriebs sind in der Regel keine solchen Personendaten. Nach meiner Lesart gibt dir Art. 28 DSG deshalb keinen Anspruch darauf, dass dein Anbieter diese Daten herausgibt. Das ist meine Auslegung, keine Rechtsprechung. Verlass dich deshalb auf das, was im Angebot und im Vertrag steht.

Prüf den Export in der Testphase mit echten Daten:

• Enthält er Geräte, Standorte, Intervalle, Lieferanten und die Historie?
• Kommen die angehängten Dokumente und Rapporte mit, oder nur die Tabellen?
• Lässt sich die Datei in Excel öffnen, ohne dass Umlaute und Datumsangaben kaputtgehen?
• Kostet der Export etwas, oder brauchst du dafür den Support?

Verbinde das mit Frage 9. Wenn der Anbieter Daten nach der Kündigung löscht, muss der Export vorher möglich sein. Und wenn Belege aus der Software zur Aufbewahrungspflicht gehören, brauchst du sie vor der Löschung.

Was gehört in den Vertrag?

Zu Kündigungsfristen, automatischer Verlängerung und Preisänderungsklauseln bei Software-Verträgen habe ich keine neutrale Schweizer Quelle geöffnet. Deshalb stehen hier nur Fragen, keine Aussagen darüber, was üblich oder zulässig ist.

Frag schriftlich:

• Wie lange ist die Mindestlaufzeit, und wann endet der Vertrag, wenn du nichts tust?
• Wie kündigst du, mit welcher Frist, und in welcher Form?
• Verlängert sich der Vertrag automatisch, und um welche Dauer?
• Darf der Anbieter den Preis während der Laufzeit ändern, und wie wirst du informiert?
• Was kostet die Einrichtung, die Datenübernahme und die Schulung, und was davon ist optional?
• Welche Mengen sind im Preis enthalten (Standorte, Geräte, Nutzer), und was kostet es, wenn du darüber wächst?
• Wer zählt als Nutzer: Mitarbeitende, die nur Störungen melden, und Lieferanten?

Die gängigen Preismodelle und ihre Stolpersteine stehen in Wartungssoftware statt Excel. Preise anderer Anbieter nenne ich nicht: Sie ändern sich, und oft gibt es nur eine Offerte.

Wie testest du eine Software in zwei Wochen?

Du testest am besten mit echten Daten eines einzigen Standorts und einem festen Ablauf. Ein Test mit Beispieldaten sagt dir nur, ob die Oberfläche gefällt.

Praxisvorschlag für einen Testplan:

1. Import (Tag 1). Importier 20 bis 30 Geräte aus deiner Excel-Liste. Bau absichtlich zwei, drei Fehler ein und prüf, ob die Vorschau sie zeigt.
2. Standorte und Rollen (Tag 2). Leg einen Standort mit Räumen an. Erstell ein Konto mit der kleinsten Rolle und prüf, was es sieht.
3. Störung melden (Tag 3 bis 5). Lass zwei Mitarbeitende, die das Werkzeug nicht kennen, je eine Testmeldung absetzen. Notier, wo sie hängen bleiben.
4. Lieferantenauftrag (Tag 5 bis 7). Schick einen Auftrag an eine befreundete Person oder an dich selbst. Spiel Annehmen, Rapport anhängen und Abschliessen durch.
5. Wartung (Tag 7 bis 10). Leg bei fünf Geräten ein Intervall fest und schau, wann wer eine Erinnerung bekommt.
6. Export (Tag 12). Exportier alles und öffne die Datei. Fehlt etwas, weisst du es jetzt und nicht erst beim Wechsel.
7. Vertrag (parallel). Lies Auftragsbearbeitungsvertrag, Unterauftragsbearbeiter und Kündigungsbedingungen, bevor du echte Daten dauerhaft erfasst.

Die Excel-Checkliste enthält diesen Ablauf als zweites Blatt.

Was bewährt sich in der Praxis?

Diese Punkte sind Praxisvorschläge, keine Vorgaben.

• Zwei bis drei Anbieter vergleichen, nicht zehn. Mehr Vergleich bringt keine bessere Entscheidung, nur mehr Aufwand.
• Muss-Kriterien vor den Gesprächen festlegen. Sonst bewertest du nach dem Eindruck des letzten Gesprächs.
• Jemanden testen lassen, der nicht technisch ist. Wenn die Person in der Filiale mit der Störungsmeldung nicht zurechtkommt, scheitert die Einführung dort.
• Vertrag und Auftragsbearbeitung zuerst lesen. Wer erst nach zwei Wochen Datenerfassung merkt, dass der Vertrag nicht passt, hat Aufwand verloren.
• Die alte Excel-Liste nicht löschen. Leg sie mit Datum ab. Sie ist deine Rückfallebene, falls der Wechsel scheitert.
• Aufbewahrungsfragen mit der Treuhandstelle klären. Das ist ein Gespräch von zehn Minuten und erspart dir Annahmen.

Wie hilft myFM bei der Auswahl?

Auch myFM solltest du mit dieser Checkliste prüfen, nicht nur die anderen. Zu den zwölf Fragen gilt bei myFM:

• Frage 1 und 2: Mitarbeitende melden Störungen per QR-Code im Browser, ohne App und ohne Konto. Lieferanten bekommen den Auftrag per E-Mail mit Link und nehmen ihn ohne Konto an, hängen den Rapport an und schliessen ab. Der Link ist 60 Tage gültig.
• Frage 3: Das Intervall legst du am Gerät in Monaten fest, myFM rechnet den nächsten Termin und meldet Fälligkeiten per E-Mail an die Verwaltung. Auf Wunsch gehen die Wartungen der Woche jeden Montag gesammelt an den Lieferanten. Mehr dazu in der Wartungsplanung.
• Frage 4: Rollen und Rechte gibt es ab dem Tarif Business, Details auf der Seite Preise. Prüf vor dem Vergleich, ob du sie brauchst.
• Frage 5: Geräte, Dokumente, Historie und Kosten liegen am Gerät, das ist die Geräteverwaltung.
• Frage 6 und 7: Import aus Excel oder CSV mit Trockenlauf, Export als Excel jederzeit.
• Frage 8: Einen Auftragsbearbeitungsvertrag gibt es öffentlich unter AVV, mit der Liste der Unterauftragsbearbeiter und ihrem Land in Anhang 1. Die Datenbank liegt in der EU (Irland), nicht in der Schweiz. Für die Auslieferung der Website und für die KI-Funktionen sind Dienste mit Standorten ausserhalb der EU beteiligt, auch das steht im AVV.
• Frage 9: Nach Kündigung oder Testende wird das Konto nur noch lesbar. Die Daten bleiben 12 Monate erhalten, auf Wunsch werden sie sofort gelöscht.
• Frage 10: Schutzmassnahmen und Meldeweg stehen im AVV. Der Anbieter meldet Verletzungen, die Kundendaten betreffen, so rasch als möglich per E-Mail an die Administratoren.
• Frage 11 und 12: Keine Mindestlaufzeit, keine Kündigungsfrist, monatlich kündbar. Die ersten 30 Tage sind gratis und brauchen keine Kreditkarte. Eine begleitete Einrichtung und eine Datenübernahme sind optional und stehen mit Preis auf der Seite Preise.

Was myFM nicht tut: Es ist keine Buchhaltung und nicht als Archiv für Geschäftsbücher gedacht. Rechnungen und Belege archivierst du weiterhin dort, wo deine Buchhaltung sie führt. myFM hat keine Sensoren und kein Monitoring, meldet nichts an Behörden und gibt keine gesetzlichen Fristen vor, auch wenn es an einzelnen Geräten Hinweise zu Pflichten ohne Gewähr zeigt. Bei Lieferanten fasst myFM nicht von selbst nach, die Erinnerung setzt du selbst.

Diese Übersicht ist eine Auswahl ohne Gewähr. Massgebend sind die Erlasse in der geltenden Fassung und der Vertrag mit deinem Anbieter. Im Zweifel geben dir deine Treuhandstelle oder eine Rechtsberatung Auskunft, bei Fragen zum Datenschutz der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).