Wartungssoftware statt Excel: ab wann sich der Wechsel lohnt

Wann reicht Excel völlig?

Excel reicht, wenn eine einzige Person den Unterhalt für einen Standort mit überschaubar vielen Geräten im Griff hat und keine Servicefirma koordiniert werden muss. In dieser Lage ist eine saubere Liste schneller als jede Software.

Excel passt typischerweise, wenn alle diese Punkte zutreffen:

• Du betreust einen Standort oder wenige Geräte, die du alle persönlich kennst.
• Genau eine Person pflegt die Liste und nimmt auch die Störungen entgegen.
• Die Servicefirmen kommen nach festem Intervall von sich aus und brauchen von dir keine Aufträge.
• Niemand sonst muss die Liste einsehen, auch nicht für Versicherung oder Behörde.

Dann brauchst du vor allem Disziplin und eine gute Struktur. Eine kostenlose Excel-Vorlage für den Wartungsplan reicht für diesen Fall aus. Wer hier trotzdem eine Software kauft, bezahlt für Funktionen, die er nicht braucht.

Woran erkennst du, dass Excel nicht mehr reicht?

Excel reicht nicht mehr, wenn die Liste nicht mehr der einzige Ort ist, an dem die Wahrheit steht: wenn es Kopien gibt, mehrere Personen eintragen oder Dinge passieren, die gar nie in die Liste kommen.

Diese Anzeichen sprechen für den Wechsel:

• Mehrere Standorte und mehrere Kopien. Jede Filiale hat ihre eigene Datei, und niemand weiss, welche Version aktuell ist.
• Mehrere Personen tragen ein. Jemand überschreibt, jemand vergisst, die Spalten werden unterschiedlich gefüllt.
• Wartungen oder Garantien werden verpasst. Du merkst es erst, wenn das Gerät ausfällt oder die Garantie schon abgelaufen ist.
• Störungen kommen per Telefon oder WhatsApp. Sie landen bei der Person, die gerade abnimmt, und nicht in der Liste.
• Das Wissen hängt an einer Person. Wenn sie in den Ferien ist oder die Stelle wechselt, weiss niemand, welche Servicefirma wofür zuständig ist.
• Kosten je Gerät lassen sich nicht auswerten. Rechnungen liegen im Postfach, nicht beim Gerät. Ob ein altes Gerät ersetzt werden sollte, wie im Artikel Gerät reparieren oder ersetzen beschrieben, lässt sich so nicht belegen.
• Der Nachweis ist mühsam. Wenn eine Versicherung oder eine Behörde wissen will, wann was geprüft oder repariert wurde, suchst du Rapporte zusammen.

Das ist eine Faustregel aus der Praxis, keine Messgrösse: Treffen zwei oder drei dieser Punkte zu, ist der Wechsel meist überfällig.

Was kostet Excel im Vergleich zu einer Software?

Excel kostet nichts, aber Zeit. Das folgende Rechenbeispiel zeigt, wie du den Zeitaufwand grob beziffern kannst. Alle Werte sind Annahmen, keine Messungen und keine Studienwerte: setz deine eigenen ein.

Beispiel: Detailhandel mit 8 Filialen, 24 Meldungen pro Monat, Stundensatz CHF 70 (Annahme).

Dem stehen die Softwarekosten gegenüber. Bei myFM sind das für dieses Beispiel CHF 199 pro Monat (Tarif Pro) bis CHF 399 pro Monat (Tarif Business, wenn mehr Personen in der Verwaltung mitarbeiten, als Pro vorsieht). Die ehrliche Lesart: Bei halbem Aufwand sparst du im Beispiel CHF 350 pro Monat und zahlst CHF 199 bis 399. Das ist knapp.

Der Grund liegt in dem, was die Tabelle nicht zeigt: der verpasste Service, die abgelaufene Garantie, die Störung, die tagelang liegt, weil sie nie bei der richtigen Person ankam. Diese Kosten sind unregelmässig und in keiner Liste sichtbar. Zähl deshalb zwei, drei Monate lang die Meldungen, stopp die Minuten und rechne mit deinen Zahlen.

Wie sind die Preise von Wartungssoftware aufgebaut?

Wartungssoftware wird meist pro Gerät oder Anlage, pro Nutzer oder pauschal nach Grösse abgerechnet, dazu kommen teils einmalige Einrichtungsgebühren. Welches Modell günstiger ist, hängt davon ab, wie viele Geräte du hast und wie viele Personen mitarbeiten.

Preise anderer Anbieter stehen hier nicht: Sie ändern sich, und oft gibt es nur eine Offerte. Hol zwei bis drei Offerten ein und rechne dasselbe Beispiel durch. Ob ein Werkzeug überhaupt der richtige Typ ist, klärt CAFM, CMMS und Wartungssoftware im Vergleich.

Zum Vergleich myFM: Die Tarife Pro (CHF 199), Business (CHF 399) und Max (CHF 790) haben feste Monatspreise, bei Jahreszahlung gelten 10 Monate, und interne Techniker sind in jedem Tarif unbegrenzt. Eine begleitete Einrichtung kostet einmalig CHF 290, eine Datenübernahme durch myFM ab CHF 890 bis 100 Geräte. Beides ist optional. Details und die Grenzen je Tarif stehen auf den Preisen von myFM.

Worauf solltest du beim Wechsel achten?

Prüf vor dem Wechsel sechs Dinge: Import deiner Excel-Liste, Export jederzeit, keine App-Pflicht, Lieferanten ohne Konto, Kündbarkeit und Datenstandort. Wenn einer dieser Punkte unklar ist, frag nach, bevor du Daten erfasst.

• Import der bestehenden Liste. Du willst deine Excel-Datei übernehmen, nicht neu abtippen. Am besten gibt es eine Vorschau oder einen Trockenlauf, damit Fehler sichtbar werden, bevor Daten gespeichert sind.
• Export jederzeit. Deine Daten gehören dir. Du solltest sie als Excel herausholen können, ohne den Anbieter zu fragen.
• Keine App-Pflicht für Mitarbeitende. Wer in der Filiale nur melden will, soll das ohne Installation und ohne Konto können, zum Beispiel per QR-Code im Browser. Sonst meldet am Ende niemand.
• Lieferanten ohne Konto. Servicefirmen loggen sich ungern in ein weiteres Portal ein. Ein Link in der E-Mail reicht oft.
• Kündbarkeit. Frag nach Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und automatischer Verlängerung.
• Datenstandort ehrlich prüfen. Frag, wo die Datenbank liegt, und lass dir einen Vertrag zur Datenbearbeitung zeigen. Bei myFM liegen die Daten in der EU, konkret in Irland.

Wie wechselst du in sechs Schritten von Excel auf eine Software?

Du wechselst am saubersten, wenn du zuerst die Liste bereinigst, mit einem Standort importierst und erst dann die Filialen und Servicefirmen einbindest. Der Import ist der kleinste Teil, die Bereinigung der grösste.

1. Bestand bereinigen. Kopien der Filialen zu einer Liste zusammenführen, Duplikate und ausgemusterte Geräte entfernen, einheitliche Spalten festlegen: Standort, Raum, Gerät, Hersteller, Modell, Seriennummer, Intervall, Lieferant, Garantie.
2. Standorte und Räume anlegen. Lege fest, wie Standorte und Räume heissen, und halte dich überall an dieselbe Schreibweise.
3. Mit einem Standort importieren. Zuerst den Trockenlauf anschauen, Fehler in der Excel-Datei korrigieren, dann importieren. Erst danach die übrigen Standorte.
4. Intervalle und Lieferanten prüfen. Stimmen die Intervalle, ist bei jedem Gerät ein Lieferant hinterlegt, sind Garantiedaten eingetragen?
5. QR-Sticker anbringen. Sticker an Geräten, Räumen oder am Standort anbringen und dem Team einen Satz dazu sagen: Code scannen, Zustand wählen, Foto machen, senden.
6. Lieferanten informieren und Excel einfrieren. Teile den Servicefirmen mit, dass Aufträge ab jetzt per E-Mail kommen. Leg ein Stichdatum fest, ab dem die alte Excel-Liste nur noch Archiv ist. Sonst hast du zwei Wahrheiten.

Was bewährt sich in der Praxis?

In der Praxis scheitert ein Wechsel selten an der Software, sondern an der Liste und an der Gewohnheit. Drei Regeln helfen.

• Klein anfangen. Ein Standort mit einer engagierten Person als Pilot, die anderen Filialen folgen, wenn der Ablauf sitzt.
• Nicht alles auf einmal erfassen. Beginn mit den Geräten, bei denen ein Intervall oder eine Garantie läuft. Kleingeräte ohne Wartung können später folgen.
• Excel nicht löschen, sondern archivieren. Die alte Datei bleibt mit Datum abgelegt. Aber sie wird nicht mehr nachgeführt.

Die häufigsten Stolpersteine sind Geräte ohne Seriennummer, drei Schreibweisen für denselben Standort und Intervalle, die niemand aufgeschrieben hat. Plane dafür Zeit ein, bevor du den Import startest.

Wie hilft myFM beim Wechsel von Excel?

myFM importiert deine Excel- oder CSV-Liste und zeigt dir vorher in einem Trockenlauf, was passiert. Die kostenlose Wartungsplan-Vorlage ist so aufgebaut, dass du sie später in myFM importieren kannst. Das Intervall legst du am Gerät fest, daraus rechnet myFM den nächsten Termin, und die Wartungsplanung in myFM schickt jeden Montag eine E-Mail mit den Wartungen der Woche und den überfälligen. Störungen melden Mitarbeitende per QR-Code im Browser ohne App und ohne Konto, Servicefirmen bekommen den Auftrag per E-Mail mit Link, ebenfalls ohne Konto. Export als Excel ist jederzeit möglich, myFM ist ohne Mindestlaufzeit und ohne Kündigungsfrist kündbar, die ersten 30 Tage sind gratis und brauchen keine Kreditkarte. Was myFM nicht macht: Es fasst bei Servicefirmen nicht von selbst nach, die Erinnerung dafür setzt du mit zwei Klicks selbst.