CAFM, CMMS oder Wartungssoftware: Was ist der Unterschied, und was braucht ein KMU mit mehreren Standorten?

Was ist der Unterschied zwischen CAFM, CMMS und Wartungssoftware?

Der Unterschied liegt im Umfang: Ein CMMS (Wartungssoftware) deckt Wartung und Reparaturen von Geräten ab, ein CAFM zusätzlich Flächen, Verträge und weitere Facility-Prozesse, ein IWMS auch Immobilien, Investitionen und Mietverwaltung. Die Begriffe werden aber nicht einheitlich verwendet.

Die Zeilen Einführungsaufwand und Preismodell sind eine relative Einordnung aus Herstellerangaben und Praxis, keine Marktstatistik. Konkrete Preise unterscheiden sich je Anbieter stark.

Was bedeutet CAFM nach GEFMA 400?

CAFM steht für Computer Aided Facility Management. Die Richtlinie GEFMA 400 (Ausgabe 2021-03) legt die Begriffe und Leistungsmerkmale von CAFM fest. Ein Sachstandsbericht der Stadt Aachen zitiert daraus: «Ein CAFM ist eine Anwendungssoftware, die Facility Prozesse im gesamten Lebenszyklus umfänglich unterstützt.»

Als unverzichtbare Merkmale nennt dieselbe Stelle die Verarbeitung grafischer und alphanumerischer Daten sowie ein Workflow Management. Nach dieser strengen Lesart gehören also Pläne und Grundrisse zu einem CAFM. Die englischsprachige Wikipedia fasst es weiter: CAFM sei «the support of facility management by information technology», und der Begriff werde oft austauschbar mit CMMS verwendet. Ein US-Anbieter wiederum beschreibt CAFM als System für die Planung und Nutzung von Flächen und ordnet die Instandhaltung dem CMMS zu.

Wenn du drei Offerten einholst, kannst du also drei verschiedene Bedeutungen von «CAFM» bekommen. Wie ein CAFM für KMU aussehen kann, zeigt die Seite CAFM Software für KMU.

Was ist ein CMMS, und was sind IWMS und EAM?

Ein CMMS ist laut Wikipedia «any software package that maintains a computer database of information about an organization's maintenance operations». Auf Deutsch heisst das Instandhaltungssoftware, im Alltag sagt man meist Wartungssoftware.

Typische Funktionen sind Wartungs- und Inspektionspläne, Arbeitsaufträge mit Kosten und Dokumentation, Geräteverwaltung mit Handbüchern und Garantie, Lagerverwaltung für Ersatzteile sowie Statistiken zu Wartungshäufigkeit und Kosten.

• IWMS (Integrated Workplace Management System) ist eine Plattform für ganze Immobilienportfolios. Sie verbindet Immobilienverwaltung, Investitionsprojekte, Flächen- und Umzugsmanagement, Instandhaltung sowie Energie- und Nachhaltigkeitsmanagement.
• EAM (Enterprise Asset Management) ist nach Angaben eines Anbieters aus dem CMMS hervorgegangen und verwaltet den Lebenszyklus von Anlagen detaillierter. Es ist meist teurer als ein CMMS.

Was bedeuten Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung?

Instandhaltung ist der Oberbegriff, und DIN 31051 gliedert sie in vier Grundmassnahmen: Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung. Die Begriffe sind in der europäischen Norm SN EN 13306 erläutert, die technische, administrative und managementbezogene Bereiche der Instandhaltung abdeckt.

Das ist für die Softwarewahl relevant: Wer «Wartungssoftware» sagt, braucht fast immer mehr als Wartung. Ein Wartungskalender deckt Wartung und Inspektion ab, die Störungsmeldung führt zur Instandsetzung. Prüfe auch in deinen Serviceverträgen, ob die Instandsetzung eingeschlossen ist oder separat verrechnet wird.

Was braucht ein KMU mit mehreren Standorten wirklich?

Ein KMU mit mehreren Standorten, das seine Geräte selbst betreut, braucht im Kern fünf Dinge: Geräte je Standort, Wartungstermine, Störungsmeldungen, Lieferanten und Kosten je Gerät.

1. Geräte je Standort: Hersteller, Modell, Seriennummer, Garantie, Lieferant und Unterlagen an einem Ort, nicht verteilt auf Ordner und Mailpostfächer.
2. Wartungstermine: Intervall am Gerät, daraus der nächste Termin, und eine Erinnerung, bevor er verpasst ist. Eine Vorlage dazu findest du unter Wartungsplan erstellen.
3. Störungsmeldungen: Das Personal in der Filiale muss ohne Hürde melden können, und die Verwaltung muss sehen, was offen ist. Mehr dazu in Störungen in mehreren Filialen organisieren.
4. Lieferanten: Aufträge, Rückmeldungen und Rapporte der Servicefirmen laufen an einer Stelle zusammen.
5. Kosten je Gerät: Damit entscheidest du später, ob eine Reparatur noch sinnvoll ist oder ein Ersatz günstiger kommt.

Meist nicht gebraucht werden CAD-Flächenplanung, Umzugsmanagement, Energiemonitoring über Sensoren und Mietverwaltung. Das sind Themen für Eigentümer und Verwaltungen mit grossem Gebäudebestand.

Ehrlich gesagt: Für grosse Immobilienportfolios ist ein vollwertiges CAFM oder IWMS die richtige Wahl. Wer Flächen bewirtschaftet, Mietverhältnisse abrechnet oder Umzüge plant, braucht Grundrisse, Flächenkennzahlen und Verträge im System. Ein schlankes Tool ersetzt das nicht. Wenn du dagegen heute mit Excel arbeitest, lohnt sich der Vergleich in Wartungssoftware statt Excel.

Aus der Praxis: Woran scheitert eine Einführung?

Eine Einführung scheitert selten an fehlenden Funktionen, sondern an Daten, die niemand pflegt, und an Prozessen, die vorher nicht geklärt waren. Der Fachverband IFMA Schweiz nennt die Erhebung und Vereinheitlichung der Daten in einem Webinar zur Wahl von FM-Werkzeugen als grosse Herausforderung und empfiehlt, zuerst die Prozesse festzulegen und erst dann Lösungen zu vergleichen.

In der Praxis bewährt sich:

• Mit den Geräten beginnen, die am meisten Störungen und Kosten verursachen, und Standort für Standort erweitern statt alles auf einmal zu erfassen.
• Die Meldung für das Filialpersonal so einfach halten, dass sie ohne Schulung und ohne eigenes Login funktioniert. Jede Hürde führt dazu, dass wieder angerufen oder gemailt wird.
• Servicefirmen nicht zwingen, sich einzuarbeiten. Wenn ein Lieferant ein Programm lernen muss, bleibt der Rapport am Ende doch ein Mail.
• Eine Person benennen, die die Daten verantwortet. Ohne Zuständigkeit veraltet jede Geräteliste.

Welche Fragen solltest du bei der Auswahl stellen?

Stell diese Fragen, bevor du ein System testest oder eine Offerte annimmst.

1. Was soll das System in einem Jahr können, und welche drei Fragen soll es beantworten (zum Beispiel: Was ist bei welchem Standort offen? Was kostet uns dieses Gerät?)?
2. Verwalte ich Geräte oder Flächen? Wenn Flächen und Pläne keine Rolle spielen, brauchst du kein vollwertiges CAFM.
3. Kann das Personal in der Filiale eine Störung melden, ohne Konto und ohne App?
4. Können Lieferanten ohne eigene Lizenz mitarbeiten?
5. Zeigt das System Wartungen, Störungen und Kosten je Gerät und je Standort?
6. Gibt es einen Import aus Excel und einen Export, der alle Daten wieder herausgibt?
7. Wie lange dauert die Einführung bis zum ersten Standort, und wer pflegt danach die Daten?
8. Wie ist das Preismodell aufgebaut (pro Nutzer, Standort oder Gerät), und was kostet der zehnte Standort?
9. Wie lange ist die Vertragsbindung, und wann kannst du kündigen?
10. Kannst du es mit deinen eigenen Daten testen, bevor du bezahlst?

Wie ordnet sich myFM ein?

myFM ist ein schlankes CAFM für KMU mit dem Schwerpunkt Geräte, Wartungen und Störungen über mehrere Standorte, ergänzt um ein Lieferantenportal. Es verwaltet Geräte mit Historie und Kosten, plant Wartungen, nimmt Störungen per QR-Code entgegen und bindet Lieferanten ohne Konto per Link ein. Bewusst nicht dabei sind CAD-Flächenplanung, Grundrisse, Mietzins und Nebenkosten sowie Sensoren. Wer nach der Definition von GEFMA 400 auch Pläne und Flächen im System braucht, ist mit einem CAFM besser bedient, das Grundrisse und Flächen führt. Für Betriebe, die vor allem ihre Geräte im Griff haben wollen, ist das der passende Umfang. Was myFM im Einzelnen kann, steht unter Alle Funktionen von myFM.