Wartungsplan erstellen, mit kostenloser Excel-Vorlage

Was ein Wartungsplan ist

Eine Inventarliste sagt, was ein Betrieb besitzt. Ein Wartungsplan sagt, was wann zu tun ist. Er verbindet jedes Gerät mit einem Intervall, einem nächsten Termin und einer zuständigen Person oder Firma. Wichtig ist nicht das Format, sondern dass er vollständig ist und nachgeführt wird. Ein Plan, den seit einem Jahr niemand geöffnet hat, schützt vor nichts.

Was in einen Wartungsplan gehört

• Gerät oder Anlage und der Standort, bei mehreren Filialen auch der Raum
• Hersteller, Modell und Seriennummer vom Typenschild
• Kaufdatum und Ende der Garantie
• Wartungsintervall, zum Beispiel alle 6 oder 12 Monate
• Datum der letzten Wartung und daraus die nächste
• Wer die Wartung ausführt, intern oder eine Servicefirma
• Bei Kälte- und Klimageräten Kältemittel und Füllmenge, wegen der Pflichten weiter unten

Mehr braucht es für den Anfang nicht. Kosten, Rapporte und Störungen gehören zur Geschichte eines Geräts, nicht in den Plan.

In sechs Schritten zum Wartungsplan

1. Bestand aufnehmen. Je Standort einen Rundgang machen und von jedem Gerät das Typenschild fotografieren. Mit dem beginnen, was den Betrieb stoppt, wenn es ausfällt: Kühlung, Spülmaschine, Lüftung, Kaffeemaschine.
2. Intervalle festlegen. Zuerst die Bedienungsanleitung oder den Servicevertrag lesen, dann die Vorschriften prüfen, dann die eigene Erfahrung einbeziehen. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
3. Letzte Wartung eintragen. Ist sie unbekannt, vom Kaufdatum aus rechnen. Die Vorlage macht das selbst und zeigt den nächsten Termin in der Zukunft.
4. Zuständigkeit klären. Je Gerät eine Servicefirma oder eine Person im eigenen Team. «Alle» heisst in der Praxis niemand.
5. Termine bündeln. Wartet dieselbe Firma mehrere Geräte an einem Standort, die Termine auf einen Tag legen. Das spart Anfahrten und Rechnungen.
6. Nachführen. Nach jeder Wartung das Datum eintragen und den Rapport ablegen. Einmal im Monat den Plan auf «überfällig» prüfen.

Wie oft warten? Das Intervall festlegen

Für das Intervall gibt es drei Quellen, in dieser Reihenfolge:

• Hersteller: Bedienungsanleitung oder Servicevertrag. Wer davon abweicht, riskiert im Garantiefall Diskussionen.
• Vorschriften: Für einige Anlagen sind Kontrollen gesetzlich vorgeschrieben, siehe unten.
• Erfahrung: Fällt ein Gerät öfter aus, das Intervall verkürzen. Läuft es seit Jahren ohne Störung, genügt meist der Herstellerwert.

Häufig sind 6 oder 12 Monate. Die Werte im Beispiel der Vorlage sind Beispiele, keine Herstellerangaben.

Was das Gesetz in der Schweiz verlangt

Eine allgemeine Pflicht, einen Wartungsplan in einer bestimmten Form zu führen, gibt es nicht. Drei Regeln betreffen aber fast jeden Betrieb mit Küche, Kühlung oder eigenem Gebäude.

Haftung für mangelhaften Unterhalt (Art. 58 OR)

Das Obligationenrecht sagt: «Der Eigentümer eines Gebäudes oder eines andern Werkes hat den Schaden zu ersetzen, den diese infolge von fehlerhafter Anlage oder Herstellung oder von mangelhafter Unterhaltung verursachen.» Diese Haftung setzt kein Verschulden voraus. Ein nachgeführter Wartungsplan hebt sie nicht auf, aber er belegt, dass und wann unterhalten wurde.

Periodische Kontrolle der Elektroinstallation (NIV)

Elektrische Installationen müssen periodisch kontrolliert werden. Die Abstände stehen im Anhang der Niederspannungs-Installationsverordnung: Hotels und Gaststätten sowie Kleingastrobetriebe wie Bistros, Cafés und Take-aways alle 5 Jahre, Verkaufslokale und Bürogebäude in der Regel alle 10 Jahre, die übrigen Installationen, etwa Wohnbauten, alle 20 Jahre. Verantwortlich ist der Eigentümer. Die Netzbetreiberin fordert ihn mindestens sechs Monate vor Ablauf schriftlich auf, den Sicherheitsnachweis einzureichen. Bei einer Handänderung, etwa einem Verkauf, werden Installationen mit 10 oder 20 Jahren Periode zusätzlich kontrolliert, wenn die letzte Kontrolle mehr als fünf Jahre zurückliegt.

Kälte- und Klimaanlagen (ChemRRV)

Für Anlagen mit Kältemittel gilt die Chemikalien-Risikoreduktions-Verordnung, Anhang 2.10:

• Mehr als 3 kg Kältemittel: stationäre Anlagen innerhalb von drei Monaten nach der Inbetriebnahme melden (cooling-reg.ch) und für jedes Gerät und jede Anlage ein Wartungsheft führen, unabhängig vom Kältemittel.
• Dichtheitskontrolle bei in der Luft stabilen Kältemitteln wie R-404A, R-410A oder R-134a ab mehr als 3 kg oder ab mehr als 5 Tonnen CO2-Äquivalent, ausgeführt von Fachleuten mit Fachbewilligung. Vor Ort montierte Anlagen: erste Kontrolle nach zwei Jahren, danach jährlich. Werksgefertigte, hermetisch geschlossene Geräte: erste nach sechs Jahren, dann nach vier Jahren, danach alle zwei Jahre.
• Die 5-Tonnen-Grenze kommt früh: bei R-404A schon ab rund 1.3 kg, bei R-410A ab rund 2.4 kg. Kleine Kühlzellen und Klimageräte liegen genau in diesem Bereich.
• Nachfüllen: Kältemittel mit einem Treibhauspotenzial (GWP) ab 2'500, etwa R-404A und R-507A, dürfen seit 1. Januar 2025 nur noch mit regeneriertem Kältemittel nachgefüllt werden und ab 1. Januar 2030 gar nicht mehr. Für Kältemittel ab GWP 750 gilt ab 1. Januar 2032 ein Nachfüllverbot für nicht regenerierte Ware, aber nur in gewerblichen Kälteanlagen für Lebensmittel, in Prozesskälte und in Kunsteisanlagen.

Natürliche Kältemittel wie Propan (R-290) brauchen keine Dichtheitskontrolle, über 3 kg aber ebenfalls Meldung und Wartungsheft.

Die Vorlage: so ist sie aufgebaut

• Wartungsplan: eine Zeile je Gerät. Excel rechnet die nächste Wartung aus der letzten Wartung und dem Intervall, ohne letzte Wartung ab dem Kaufdatum. Der Status zeigt «überfällig», «fällig in 30 Tagen» oder «geplant».
• Jahresplan: je Monat, welche Wartungen anstehen. Das Jahr lässt sich wählen.
• Beispiel Gastro: ein ausgefüllter Plan mit elf Geräten in zwei Filialen, vom Kühlraum bis zur Elektrokontrolle.
• Anleitung: Spalten, Farben, gesetzliche Hinweise und der Weg in myFM.

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Wo Excel an Grenzen kommt

Für wenige Geräte an einem Standort reicht Excel. Mit dem Betrieb wachsen die Lücken:

• Die Datei erinnert niemanden. Wer sie nicht öffnet, verpasst den Termin.
• Sie gehört meist einer Person. Wechselt diese Person den Betrieb, ist der Plan oft weg.
• Was am Gerät passiert ist, also Störungen, Rapporte und Kosten, passt nicht in eine Zeile.
• Mit mehreren Standorten entstehen Kopien. Welche Version gilt, weiss nach drei Monaten niemand mehr.
• Störungen kommen per Anruf oder Zettel herein und landen nicht im Plan.

Vom Excel-Plan zu myFM

myFM ist eine Software für Geräte, Wartungen und Störungen in Schweizer KMU. Die Vorlage ist so gebaut, dass du sie später übernehmen kannst:

1. Standorte in myFM anlegen, mit denselben Namen wie in der Spalte «Standort».
2. Unter «Geräte» den Import öffnen und die Excel-Datei hochladen. Die Spalten A bis O ordnet myFM selbst zu.
3. Der Trockenlauf zeigt vor dem Import, welche Zeilen fehlerhaft sind und warum.

Danach rechnet myFM die Termine aus Kaufdatum und Intervall, schickt jeden Montag eine Übersicht der fälligen Wartungen per E-Mail und gibt sie auf Wunsch direkt an den Lieferanten weiter. Jede erledigte Wartung bleibt mit Datum, Kosten und Rapport am Gerät. Mehr dazu unter Wartungsplanung und Anlagenverwaltung.

Diese Übersicht ist eine Auswahl ohne Gewähr. Massgebend sind die Erlasse in der geltenden Fassung. Für Lifte, Druckgeräte, Brandschutz und Lebensmittelhygiene gelten weitere Regeln. Im Zweifel gibt die Servicefirma oder die zuständige Stelle Auskunft.