Gerät reparieren oder ersetzen? Faustregel mit Rechenbeispiel für Gastro- und Kühlgeräte

Wann lohnt sich die Reparatur, wann der Ersatz?

Reparieren lohnt sich, wenn drei Prüfungen in dieselbe Richtung zeigen: Die Offerte ist klein im Verhältnis zum Wiederbeschaffungspreis, Offerte plus bisherige Reparaturen liegen unter dem Restwert, und die Ausfallkosten bleiben tragbar. Kippt eine Prüfung, rechnest du genauer. Kippen zwei, planst du den Ersatz.

1. Preisverhältnis: Offerte ÷ heutiger Wiederbeschaffungspreis. Die verbreitete 50-Prozent-Regel sagt: Kostet die Reparatur mehr als die Hälfte eines Neugeräts, ist Ersatz meist sinnvoller. Sie ist eine Praxisregel aus der Reparatur von Haushaltgeräten, keine Vorschrift.
2. Restwert: Offerte plus Reparaturkosten der letzten 24 Monate gegen den rechnerischen Restwert (nächster Abschnitt). Liegt die Summe darüber, gibst du für das Gerät mehr aus, als es rechnerisch noch wert ist.
3. Ausfallkosten: Was kostet ein Stillstand? Verdorbene Ware, Umsatz, Aushilfen, Notfalleinsatz der Servicefirma. Diese Kosten stehen auf keiner Reparaturrechnung und fehlen deshalb in jeder reinen Preisregel.

Eine einzige Prüfung ist zu grob. EnergieSchweiz (Bundesamt für Energie) hat für Haushaltgeräte Obergrenzen veröffentlicht, die mit dem Alter sinken: Je älter das Gerät, desto kleiner darf der Anteil am Neupreis sein.

Diese Werte gelten für Haushaltgeräte mit einer angenommenen Lebensdauer von 10 bis 15 Jahren. Gewerbliche Geräte laufen meist mehr Stunden, sind teurer und werden anders instand gehalten. Nimm die Tabelle als strenge Vergleichsgrösse, nicht als Grenzwert für deinen Betrieb. Bei Kaffeevollautomaten nennt dieselbe Quelle Ersatz ab 8 Jahren.

Wie rechnest du den Restwert eines Geräts?

Der Restwert ist der Anschaffungspreis, gleichmässig über die Nutzungsdauer auf null abgeschrieben: Anschaffungspreis × (1 − Alter ÷ Nutzungsdauer), nie unter null. Er ist eine Rechengrösse für die Entscheidung, kein Marktpreis.

Die Nutzungsdauer legst du selbst fest, nach Erfahrung im Betrieb, Datenblatt des Herstellers und Auskunft der Servicefirma. Nimm nicht den Steuersatz dafür. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) nennt im Merkblatt A/1995 «Abschreibungen auf dem Anlagevermögen geschäftlicher Betriebe» Normalsätze, und die beziehen sich auf den Buchwert und auf die Steuer:

Das Merkblatt sagt: «Für Abschreibungen auf dem Anschaffungswert sind die genannten Sätze um die Hälfte zu reduzieren.» Ein Satz von 12.5 Prozent heisst steuerlich also nicht, dass ein Gerät acht Jahre hält. Welche Kategorie für einen Kühlschrank oder einen Kombisteamer gilt, entscheidet deine Buchhaltung beziehungsweise die kantonale Steuerverwaltung. Frag im Zweifel deine Treuhänderin oder deinen Treuhänder. Deutsche AfA-Tabellen gelten in der Schweiz nicht.

Rechenbeispiel: Gastro-Kühlschrank, sechs Jahre alt

Bei diesem Beispiel sagt die 50-Prozent-Regel «reparieren», der Restwert und die Altersstufe sagen «ersetzen». Das zeigt, warum eine Prüfung allein nicht reicht. Alle Zahlen sind Annahmen für ein Beispiel, keine Marktpreise.

Ergebnis: Ersatz einplanen. Das heisst nicht, dass du den Kühlschrank heute auf die Strasse stellst. Fällt der Kompressor mitten im Betrieb aus und ist die Ware gefährdet, repariert man und legt den Ersatz ins Budget des nächsten Jahres. Entscheidend ist, dass du die Reparatur bewusst als Überbrückung kaufst.

Was die Rechnung kippen würde:

• Die Offerte beträgt nur CHF 700: 700 + 830 = CHF 1'530, das liegt unter dem Restwert von CHF 1'600. Reparieren.
• Das Gerät ist erst 4 Jahre alt: Restwert 4'000 × (1 − 4 ÷ 10) = CHF 2'400, über den CHF 2'280. Reparieren.
• Die Offerte liegt über CHF 2'200: Dann ist auch die 50-Prozent-Regel überschritten, und alle Prüfungen sagen Ersatz.

Welche Kriterien gehören zur Rechnung dazu?

Neben dem Preis entscheiden Häufung der Störungen, Ausfallkosten, Ersatzteile, Garantie, Energieverbrauch und Kältemittel. Sie lassen sich schwerer in Franken fassen, ändern aber oft die Richtung.

• Häufung: Wiederkehrende Störungen am selben Gerät sagen mehr als eine einzelne teure Reparatur. Wer immer wieder dieselbe Servicefirma ruft, repariert meist nicht mehr, sondern verzögert den Ersatz.
• Ausfallkosten: Bei Kühlzellen und Kühlmöbeln mit Frischware sind sie oft höher als die Reparatur selbst. Schreib auf, was ein Ausfall konkret gekostet hat.
• Ersatzteile: Frag vor dem Entscheid, ob die Teile lieferbar sind und wie lange es dauert. Ein Gerät, für das es keine Teile mehr gibt, ist faktisch ein Ersatzfall.
• Garantie: Läuft sie noch, zahlt der Hersteller oder Lieferant, und die Frage stellt sich nicht. Klär auch, welche Garantie die Servicefirma auf Reparatur und Ersatzteil gibt.
• Energie: EnergieSchweiz empfiehlt für Haushaltgeräte, defekte Geräte über 12 Jahre zu ersetzen, weil sie meist viel Strom verbrauchen. Bei Geräten im Dauerbetrieb lohnt sich der Vergleich mit dem Verbrauch laut Datenblatt eines Neugeräts. Eine verlässliche Faustzahl für Gastrogeräte gibt es nicht.
• Kältemittel: Schau auf dem Typenschild nach. R-404A hat laut BAFU ein Treibhauspotenzial (GWP) von 3'922 und gehört zu den in der Luft stabilen Kältemitteln. Für solche Kältemittel gelten beim Nachfüllen Einschränkungen: Laut BAFU dürfen Anlagen mit Kältemitteln, deren GWP 2'500 oder mehr beträgt, seit dem 1. Januar 2025 unabhängig von der Füllmenge nur noch mit regeneriertem Kältemittel nachgefüllt werden. Ein Leck an einem älteren Gerät kann die Reparatur also verteuern oder verunmöglichen. Details im Ratgeber Kältemittel ab 2027.

Was solltest du pro Gerät aufschreiben?

Schreib pro Gerät Anschaffungsdatum, Anschaffungspreis, angenommene Nutzungsdauer, jede Störung mit Datum und Kosten und jeden Ausfall mit seinen Folgen auf. Ohne diese Angaben entscheidest du nach der letzten Rechnung, und die wiegt immer am schwersten.

In der Praxis bewährt sich diese Mindestliste:

• Anschaffungsdatum, Anschaffungspreis, Lieferant und Garantieende
• Kältemittel und Füllmenge laut Typenschild
• jede Störung mit Datum, Ursache, Rechnungsbetrag der Servicefirma
• Folgekosten eines Ausfalls: Ware, Umsatz, Aushilfen
• jede Offerte, auch die abgelehnte

Wer mehrere Filialen mit denselben Gerätetypen hat, gewinnt damit einen zweiten Vorteil: Du siehst, ob dasselbe Modell überall dieselbe Schwäche zeigt. Dann ist nicht die einzelne Reparatur das Thema, sondern der Typ. Wie du Meldungen und Aufträge dafür sauber sammelst, steht im Ratgeber Störungen in mehreren Filialen organisieren. Eine Excel-Liste reicht für den Anfang. Wo sie an Grenzen stösst, zeigt Wartungssoftware statt Excel.

Wie hilft myFM XRay bei der Entscheidung?

myFM XRay rechnet den Restwert und stellt ihn den erfassten Störungskosten gegenüber. In Geräte und Anlagen erfasst du dafür Anschaffungspreis und Abschreibungsdauer, an den Störungen die Kosten. myFM XRay rechnet den Restwert linear nach der oben genannten Formel. Fehlt die Abschreibungsdauer, nimmt es die erwartete Lebensdauer der Gerätekategorie, einen Richtwert, den du anpassen kannst. Liegen die Störungskosten der letzten 24 Monate über dem Restwert, lautet die Empfehlung «Ersatz rechnet sich», mit der Rechnung daneben. Fehlt der Anschaffungspreis, rechnet XRay nichts und sagt, was fehlt.

Was XRay nicht tut: Es kennt deine Offerte nicht, die addierst du selbst. Es rechnet keine Ausfallkosten für Ware oder Umsatz, und eine Wahrscheinlichkeit für die nächste Störung zeigt es erst ab zwei Störungen in zwölf Monaten. Die Auswertung folgt festen Regeln auf deinen eigenen Daten und ist in jedem Tarif enthalten.

Diese Übersicht ist eine Auswahl ohne Gewähr. Massgebend sind die Erlasse in der geltenden Fassung (ChemRRV, Anhang 2.10). Im Zweifel gibt deine Servicefirma für Kältetechnik oder das BAFU Auskunft.