Facility Management im Filialbetrieb: Wer ist zuständig für Gebäude, Geräte und Sicherheit?

Wer ist rechtlich verantwortlich, wenn niemand Facility Manager heisst?

Der Arbeitgeber, der Betriebsinhaber und der Eigentümer des Gebäudes, je nach Thema. Aufgaben kannst du übertragen, die Verantwortung für die Arbeitssicherheit bleibt beim Arbeitgeber (Art. 7 Abs. 2 VUV). Wer eine Aufgabe übernimmt, braucht dafür Ausbildung, klare Weisungen und Kompetenzen (Art. 7 Abs. 1 VUV). Für Lebensmittel ist zusätzlich eine verantwortliche Person zu bezeichnen, sonst ist die Betriebs- oder Unternehmensleitung verantwortlich (Art. 73 Abs. 1 und 2 LGV).

Für die VUV weist Fedlex den Stand 1. Mai 2018 aus. Die zitierten Art. 3 und 11 gelten in der Fassung vom 1. April 2015, in Kraft seit 1. Oktober 2015. Die Tabelle zeigt, dass die Pflichten bei verschiedenen Personen liegen: beim Betrieb als Arbeitgeber, bei den Mitarbeitenden für die Meldung, beim Eigentümer für das Gebäude. Eine einzelne Stelle, die alles trägt, kennt das Recht nicht. Darum lohnt sich die Frage, wer im Betrieb welchen Teil übernimmt.

Für Lebensmittel gilt zusätzlich: Die verantwortliche Person überprüft die Einhaltung der Anforderungen oder lässt sie überprüfen und ergreift bei Abweichungen umgehend Massnahmen (Art. 74 LGV).

In einer gemieteten Filiale gilt ausserdem das Mietrecht. Der Vermieter muss die Mietsache in tauglichem Zustand übergeben und erhalten (Art. 256 Abs. 1 OR), kleine Reinigungen und Ausbesserungen trägt der Mieter (Art. 259 OR). Mängel, die der Mieter nicht selbst beseitigen muss, meldet er dem Vermieter, und unterlässt er die Meldung, haftet er für den Schaden, der dem Vermieter daraus entsteht (Art. 257g OR). Welche Geräte zur Mietsache gehören, steht im Mietvertrag. Mehr dazu im Artikel Geräte im gemieteten Ladenlokal.

Was bedeutet Facility Management, und was gehört dazu?

Facility Management ist laut dem Berufsbild Facility Management von gefma, fmpro und FM Austria unter Projektleitung von IFMA Schweiz (August 2023), das sich auf ISO 41001 stützt, eine «organisatorische Funktion, die Menschen, Orte und Prozesse innerhalb der gebauten Umgebung integriert». Es nennt drei Ebenen: Die strategische Ebene liegt meist bei der Geschäftsleitung und trägt die unternehmensweite Prozessverantwortung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Die taktische Ebene führt die Aufgaben nicht selbst aus, sondern plant, organisiert, steuert und kontrolliert, auch externe Anbieter. Die operative Ebene erbringt die Dienste, zum Beispiel Betrieb und Instandhaltung, Reinigung und Winterdienst.

Das Berufsbild äussert sich nicht zu kleinen Unternehmen und nicht zum Filialbetrieb. Die Übertragung auf Betriebe mit mehreren Standorten ist mein Vorschlag. Er bietet sich an, weil die Aufgaben in Betrieben ohne Facility Manager die gleichen sind, nur ohne eigene Stelle dafür.

Wie verteilst du die Aufgaben auf die drei Ebenen?

Praxisvorschlag, keine Vorgabe: Weise jeder Ebene eine Person zu, auch wenn es dieselbe Person ist. In kleinen Betrieben übernimmt oft die Geschäftsleitung die strategische und die taktische Ebene. Die Filiale sollte nicht gleichzeitig entscheiden, kontrollieren und bezahlen.

Wer macht in der Filiale was?

Die folgende Tabelle ist eine Vorlage zum Anpassen. Sie ist ein Praxisvorschlag und stützt sich nicht auf eine Vorgabe.

Ob du je Filiale eine eigene verantwortliche Person brauchst, klärst du mit dem kantonalen Lebensmittelinspektorat.

Zu den Pflichtkontrollen gibt es in dieser Ratgeber-Reihe eigene Artikel, zum Beispiel Elektrokontrolle, Kältemittel und Temperatur und Selbstkontrolle bei Kühlgeräten.

Welche Entscheide solltest du schriftlich festhalten?

Praxisvorschlag, keine Vorgabe: Halte fünf Entscheide fest: Kostengrenze der Filiale, Notfallweg, Freigabeweg, Aufbewahrung der Nachweise und Zuständigkeit im Mietverhältnis.

1. Kostengrenze: Bis zu welchem Betrag darf die Filiale selbst einen Auftrag auslösen? Das ist deine Entscheidung. Ein Beispiel zur Veranschaulichung, kein Richtwert: Filiale bis 500 Franken, darüber Bereichsleitung, über 5'000 Franken Geschäftsleitung. Die Zahlen sind erfunden.
2. Notfallweg: Wer wird ausserhalb der Öffnungszeiten angerufen? Siehe Notfallliste der Filiale.
3. Freigabeweg: Wer sagt der Servicefirma «ja», und wie ist das nachvollziehbar? Mein Vorschlag: per E-Mail oder im System, nicht mündlich.
4. Aufbewahrung: Wo liegen Rapporte, Zertifikate und Verträge, und wer hat Zugriff?
5. Mietverhältnis: Wer ist Ansprechperson beim Vermieter, und was gilt für Mängel und Einbauten? Mehr dazu in Geräte im gemieteten Ladenlokal.

Welche Fehler passieren in Betrieben mit mehreren Standorten?

Aus meiner Erfahrung, keine Statistik: Oft fehlen keine Regeln, sondern eine Person, die sie durchsetzt. Diese Lücken sehe ich in der Praxis immer wieder:

• Niemand weiss, wer eine Störung entgegennimmt, und es melden mehrere Personen dasselbe.
• Die Filiale beauftragt eine Servicefirma, die Zentrale kennt den Auftrag nicht.
• Wartungsnachweise liegen in der Filiale, die Zentrale braucht sie für die Kontrolle.
• Die Filiale ruft nur den Hauswart an, und der Vermieter erfährt vom Mangel nichts. Die Meldung an den Vermieter gehört nach Art. 257g OR zu den Pflichten des Mieters.
• Pflichttermine wie Feuerungskontrolle oder Abscheider laufen über den Hauswart und fallen beim Wechsel unter den Tisch.
• Nach dem Auftrag fragt niemand nach, ob er erledigt ist. Wie du Störungen über mehrere Filialen organisierst, steht im Artikel Störungen in mehreren Filialen organisieren.

Was bewährt sich in der Praxis?

Praxisvorschläge, keine Vorgaben:

1. Eine Anlaufstelle für Störungen: Alle Meldungen laufen an einem Ort zusammen, nicht per Telefon an fünf Personen.
2. Eine Person pro Filiale: Namentlich festgelegt, mit Stellvertretung.
3. Eine Person in der Zentrale für Technik: Auch wenn es nur ein Teil ihrer Stelle ist.
4. Zweimal im Jahr durchgehen: Wartungsplan, Verträge, Zuständigkeiten, Kostengrenzen.
5. Neue Standorte aufnehmen: Bei jeder Eröffnung Geräte erfassen, Verträge klären, Notfallliste erstellen.

Wie hilft myFM bei der Zuständigkeit im Filialbetrieb?

myFM bündelt die Meldungen und die Zuständigkeit an einem Ort. Mitarbeitende melden eine Störung per QR-Code am Gerät im Browser, ohne App und ohne Konto. Die Verwaltung bekommt sofort eine E-Mail. Im Störungsmanagement hat jede Störung einen Status, eine Priorität, eine zuständige Person und ein Protokoll jedes Schritts.

Ab dem Tarif Business gibt es Rollen und Rechte, und der Zugriff lässt sich auf bestimmte Standorte beschränken. Die Tarife siehst du auf der Seite Preise. Aufgaben ohne Gerät legst du als Karten im Board mit Fälligkeit und zuständigen Personen an. Aufträge an Servicefirmen gehen über das Lieferantenportal per E-Mail mit Ticketnummer, Einsatzort und Foto.

Was myFM nicht tut: Es legt die Aufteilung der Aufgaben nicht fest, prüft keine Kostengrenzen und kennt keinen Freigabeweg. Bei Servicefirmen fasst myFM nicht von selbst nach, die Erinnerung setzt du. Die Regeln legst du fest, myFM hält die Meldungen, die Zuständigen und das Protokoll zusammen.

Diese Übersicht ist eine Auswahl ohne Gewähr. Massgebend sind die Erlasse in der geltenden Fassung. Im Zweifel gibt das kantonale Arbeitsinspektorat, das kantonale Lebensmittelinspektorat oder eine Rechtsberatung Auskunft.