Notfallliste für jede Filiale: Wen rufst du an, wenn die Kühlung ausfällt? Mit kostenloser Vorlage

Was gehört auf eine Notfallliste für die Filiale?

Auf die Liste gehört alles, was eine Mitarbeiterin am frühen Morgen bei einem Ausfall ohne Rückfrage braucht: wen sie anruft, mit welcher Nummer sie sich bei der Servicefirma ausweist und wo sie etwas absperren kann. Sechs Gruppen decken das ab.

• Notrufnummern: 112, 117, 118, 144, 145. Sie sind für alle Filialen gleich.
• Werke am Standort: Störungsnummer für Strom, Wasser und Gas des örtlichen Versorgers. Trage sie für jeden Standort einzeln ein, sie hängen von der Gemeinde ab.
• Servicefirmen je Gewerk: Kälte, Elektro, Sanitär, Heizung und Lüftung, Küchengeräte, Kaffeemaschine, Kasse und IT, Türen und Schliessanlage, Lift. Jeweils mit Pikettnummer, Kundennummer oder Vertragsnummer und dem Hinweis, welche Geräte sie betreut.
• Interne Kontakte: Filialleitung, Stellvertretung, Bereichsleitung, dazu Hauswart, Vermieter oder Verwaltung.
• Versicherung: Name der Gesellschaft, Policennummer und die Nummer für die Schadenmeldung. Welche Meldefristen gelten, steht in deiner Police. Trage sie dort nach.
• Standorte der Absperrungen: Hauptschalter, Sicherungskasten, Wasser-Haupthahn, Gasabsperrung und Feuerlöscher. Schreib die Lage so auf, dass sie eine neue Aushilfe findet, etwa «Lager, links hinter der Tür». Ein Foto daneben hilft.

Die Excel-Vorlage zu diesem Artikel hat dafür sieben Blätter: Anleitung, Notruf, Filialen, Servicefirmen, Druckblatt, Abläufe und Pflege. Du erfasst Filialen und Servicefirmen einmal, wählst auf dem Druckblatt die Filiale aus und druckst eine A4-Seite pro Standort.

Welche Notrufnummern gelten in der Schweiz?

Die wichtigste Notfallnummer in der Schweiz und in Europa ist die 112. Dazu kommen die Nummern für Polizei, Feuerwehr, Ambulanz und Vergiftungen, die du vorne auf die Liste setzt.

Die Rega-Nummer 1414 setzt du nur dann dazu, wenn deine Filiale abgelegen liegt, etwa im Berggebiet. Für Filialen in Dörfern und Städten reicht die 144. Bei Verdacht auf eine Vergiftung, etwa durch Reinigungsmittel, ist die 145 die richtige Nummer.

Welche Servicefirmen und Werke trägst du je Filiale ein?

Pro Gewerk trägst du eine Servicefirma ein, die auch ausserhalb der Bürozeiten erreichbar ist, mit Pikettnummer und Kundennummer. Dazu kommen die Störungsnummern der Werke, die für den Standort zuständig sind.

Die Kundennummer oder Vertragsnummer geht gern vergessen. Ohne sie fragt die Pikettstelle zuerst nach dem Vertrag, bevor jemand losfährt. Notiere ausserdem, welche Geräte die Firma betreut.

Beispiel einer ausgefüllten Zeile pro Gewerk. Alle Firmen, Nummern und Kundennummern sind erfundene Beispiele, die du durch deine eigenen Angaben ersetzt.

Was tust du, wenn die Kühlung ausfällt?

Bei einem Kühlungsausfall sicherst du zuerst die Ware, dokumentierst die Temperatur, rufst die Kältefirma und entscheidest erst danach, was mit der Ware passiert.

1. Prüfe kurz, ob Stecker, Sicherung oder Hauptschalter die Ursache sind. Wenn die Sicherung ausgelöst hat, schalte sie einmal wieder ein. Löst sie erneut aus, lass sie aus und ruf die Elektro-Servicefirma.
2. Halte Türen und Deckel des betroffenen Geräts geschlossen. Elektrizitätswerke empfehlen das bei Stromausfall für Kühlschrank und Tiefkühler.
3. Notiere die Temperatur mit Uhrzeit, Gerät und Standort. Mach ein Foto der Anzeige. Wiederhole das in regelmässigen Abständen, bis das Gerät läuft.
4. Ruf die Pikettnummer der Kältefirma an. Nenne Standort, Gerät, Kundennummer, Fehleranzeige und Seriennummer, wenn du sie zur Hand hast.
5. Lagere empfindliche Ware in ein Gerät um, das noch kühlt, soweit dort Platz ist.
6. Entscheide mit der Filialleitung oder Bereichsleitung, was mit der Ware passiert, und halte den Entscheid schriftlich fest. Welche Temperaturen für welche Ware gelten, steht in deiner Selbstkontrolle und der Guten Verfahrenspraxis deines Betriebs. Wie du das aufsetzt, erklärt der Artikel Kühlgeräte: Temperatur und Selbstkontrolle. Im Zweifel fragst du das kantonale Lebensmittelinspektorat.
7. Melde den Warenschaden der Versicherung, falls deine Police ihn deckt.

Was tust du bei Wasserschaden, Stromausfall, Gasgeruch und Einbruch?

In allen vier Fällen gilt dieselbe Reihenfolge: Menschen in Sicherheit bringen, Schaden begrenzen, dokumentieren, melden. Die Schrittfolgen gehören auf die Rückseite der Liste.

Wasserschaden

Wenn Wasser austritt, stellst du die Leitung ab und notfalls den Haupthahn zu. Das ist die Empfehlung von Versicherern, und deshalb muss die Lage des Haupthahns auf der Liste stehen.

1. Leitung abstellen, notfalls den Wasser-Haupthahn zudrehen.
2. Besteht Gefahr durch Steckdosen oder Leitungen, den Strom im betroffenen Bereich ausschalten. Die eigene Sicherheit geht vor.
3. Austretendes Wasser auffangen, wasserempfindliche Gegenstände und Ware wegräumen.
4. Bei starkem Wassereintritt die Feuerwehr (118) rufen.
5. Schaden fotografieren, Liste der beschädigten Gegenstände führen, Versicherung und Vermieter oder Verwaltung informieren, die Sanitär-Servicefirma aufbieten.

Stromausfall

Zuerst klärst du, ob nur deine Filiale betroffen ist oder die Umgebung. Sind auch Nachbarn oder die Strassenbeleuchtung ohne Strom, meldest du das dem Störungsdienst des Elektrizitätswerks. Ist nur dein Haus betroffen, ruft man den Elektroinstallateur.

1. Sicherungsautomat, Sicherung und Hauptsicherung kontrollieren.
2. Nur dein Haus betroffen: Elektro-Servicefirma anrufen. Ganze Umgebung betroffen: Störungsnummer des Werks anrufen.
3. Kühlgeräte geschlossen halten und die Temperaturen notieren.
4. Eingeschaltete Geräte wie Herdplatten und Bügeleisen ausschalten, nicht wahllos Schalter betätigen.
5. Wenn der Strom zurück ist: Licht, Geräte, Kühlgeräte und Alarmanlage kontrollieren.

Gasgeruch

Bei Gasgeruch vermeidest du jede Zündquelle, lüftest, schliesst die Gashähne und verlässt das Gebäude. Angerufen wird erst von ausserhalb.

1. Ruhe bewahren. Nicht rauchen, kein Feuer, kein Licht und keine elektrischen Schalter betätigen. Keinen Lift benützen.
2. Türen und Fenster öffnen, für Durchzug sorgen.
3. Den Gashaupthahn schliessen.
4. Andere Personen warnen. Klopfen statt klingeln.
5. Gebäude verlassen. Im Gebäude weder Festnetz noch Handy benützen.
6. Von ausserhalb den Notfalldienst des Gasversorgers oder die Feuerwehr (118) anrufen.

Einbruch oder Vandalismus

Bei einem Einbruch rufst du die Polizei unter 117 und lässt den Tatort unverändert. Geh nicht in die Räume, wenn jemand noch drin sein könnte, und verändere nichts.

1. Nicht in Gefahr bringen. Bei Anzeichen, dass noch jemand im Gebäude ist, zurückziehen und die 117 anrufen.
2. Nichts aufräumen oder putzen, bis die Polizei da war. Wichtige Hinweise auf die Täterschaft könnten sonst verloren gehen.
3. Fehlendes und beschädigtes Material präzise beschreiben, Fotos machen, Kaufbelege bereithalten.
4. Filialleitung, Vermieter oder Verwaltung und Versicherung informieren. Für kaputte Türen, Schlösser oder Kassen ruft die Schliessanlagen- oder Kassenfirma.

Wie hältst du die Notfallliste aktuell?

Du bestimmst pro Filiale eine verantwortliche Person, in der Regel die Filialleitung, und lässt die Liste zweimal im Jahr prüfen. Das ist ein Praxisvorschlag, keine Vorgabe.

• Verantwortlich: Die Filialleitung pflegt das Blatt ihres Standorts. Die Bereichsleitung kontrolliert, dass jede Filiale ein aktuelles Blatt hat.
• Prüfung zweimal jährlich: Zum Beispiel im Frühling und im Herbst. Ruf dabei jede Pikettnummer einmal an und frag, ob die Kundennummer stimmt.
• Sofort bei Änderungen: Neue Servicefirma, neue Filialleitung, neuer Hauswart, Wechsel des Vermieters, Umbau oder neue Geräte. Dann gilt nicht der nächste Prüftermin, sondern der gleiche Tag.
• Stand-Datum aufs Blatt: Mit Datum und Namen der prüfenden Person. Alte Blätter werden eingesammelt.

Führe die Angaben zentral und erzeuge die Blätter daraus, dann ändert sich ein Lieferant nur an einer Stelle. Wie du Störungen über mehrere Standorte hinweg organisierst, beschreibt der Artikel Störungen in mehreren Filialen organisieren.

Was in der Praxis meistens fehlt

In der Praxis scheitert die Notfallliste selten am Format, sondern an Lücken bei den Angaben, die niemand vorher getestet hat. Diese fünf Lücken suchst du bei der Kontrolle gezielt.

• Die Nummer ist die Büronummer statt der Pikettnummer. Nach Feierabend läuft dann ein Beantworter.
• Die Kundennummer fehlt, und die Pikettstelle will sie zuerst haben.
• Die Stellvertretung ist nicht eingetragen. Fällt die Filialleitung aus, weiss niemand, wen sie anruft.
• Die Lage des Hauptschalters oder des Wasser-Haupthahns kennt nur der Hauswart.
• Die Liste hängt nur im Büro der Filialleitung, das nachts abgeschlossen ist.

Hängt die Liste an zwei Orten, etwa im Personalraum und beim Lager, ist sie auch in der Spätschicht da. Welche Nachweise zur Elektroanlage gehören, steht im Artikel Elektrokontrolle und Sicherheitsnachweis.

Wie hilft myFM bei der Notfallliste?

myFM ersetzt die ausgedruckte Liste nicht, ergänzt sie aber dort, wo ein Ausdruck zu starr ist. Du hinterlegst in myFM bei jedem Gerät den Lieferanten, dazu Dokumente und die Historie. Die Pikettnummern und Kundennummern je Gewerk führst du weiter auf der ausgedruckten Liste.

Meldet jemand eine Störung per QR-Code am Gerät, wählt er den Zustand. Bei «Gefahr» zeigt das Formular die Notrufnummern an. Die Verwaltung erhält sofort eine E-Mail. Den Auftrag schickst du über das Lieferantenportal per E-Mail mit Ticketnummer, Einsatzort, Foto und Link, und die Servicefirma braucht dafür kein Konto.

Die ausgedruckte Notfallliste brauchst du trotzdem. Bei Stromausfall oder ohne Handy-Empfang funktioniert weder der QR-Code noch ein Login, und bei Gasgeruch benützt du im Gebäude kein Handy. myFM misst ausserdem keine Temperaturen und hat keine Sensoren: Das Erkennen eines Kühlungsausfalls bleibt bei deinen Mitarbeitenden und deiner Selbstkontrolle.

Diese Übersicht ist eine Auswahl ohne Gewähr. Massgebend sind die Weisungen deines Gasversorgers, deines Elektrizitätswerks, deiner Versicherung und der Behörden. Im Zweifel gibt dein Versorgungswerk, die Feuerwehr oder das kantonale Lebensmittelinspektorat Auskunft.